"Augen auf!
Mit Überraschungen ist zu rechnen!"

open space

open space-bevezetés

"Lépések egy közös vállalati jövokép felé" cimű open space-bevezetés (1999. nyara) magnófelvételének átdolgozása.

1. Lépés: Üdvözlés
(A szervezo beszél az alkalom jelentoségérol és a rendezvény témájáról, üdvözli a kíséro teamet, amelynek tagjai a második lépéstol kezdve kísérik az open space-t)

2. Lépés: A csoport szemrevételezése

Üdvözlöm Önöket az open space alkalmából!

Nézzenek csak körül, hogy ki mindenki van itt. Vessenek csak egy szempillantást jobbra és balra, hogy ki mindenki van itt. Úgy hallottam, hogy kb. minden 30. munkatársuk itt van a vállalatuktól. Ez csak egy töredék, ez nem átlag vagy valami ahhoz hasonló, de minden 30-ik itt van, és mögöttük még 2000 vagy 2800 munkatárs van. Nézzenek csak körül, hogy ki van ma itt. Néhányat az itt lévok közül már ismernek, néhányukkal már együtt dolgoztak, néhányuk teljesen idegen, egészen új az Önök számára. 24 órán keresztül együtt lesznek most ezekkel az emberekkel és velük együtt tesznek meg egy utazást, amelynek során felépítenek egy jövoképet.
(nevetés)

Fenyegetoen hangzik mindez? Szünetek is lesznek! De azok, akik itt összejöttek, legalább is úgy hallottam, azon emberek közé tartoznak, akik a jövokép megalkotásának folyamatát nagymértékben elosegíthetik, mind személyesen, mind pedig az egyes intézményekben, a lerakatoknál, a központokban stb. is, ezeket én nem tudom pontosan. És Önökben rengeteg kincs rejtozik, ha körbenéznek látni fogják. Azon is elgondolkodhatnak, miközben körülnéznek, hogy azok közül a kincsek közül, amelyekkel Önök rendelkeznek, melyeket szeretnék közösen megtett utunk során elajándékozni, és melyeket fogadnák el szívesen. Vágjunk neki ennek az utazásnak! Nézzenek körül még egyszer, ez az utazás csak azokkal sikerülhet, akik itt vannak, senki mással.


3. Lépés: A téma bejelentése

A téma világos, mivel fent van a táblán: "Lépések egy közös vállalati jövokép felé" Az üdvözléskor már röviden bevezettük.


4. Lépés: Az eljárás leírása
Önök közül néhányan felteszik azt a kérdést: Hogyan tovább? Ez egy nagy üres fal, ez a témák fala. Egy kis ido múlva, amikor már elmagyaráztam egy kicsit a folyamatot, majd megkérem Önöket, hogy e téma egy aspektusával, valamivel, amit tényleg a szívükön viselnek, valamivel, ami már a körmükre ég, és amiért készek is valamit tenni, jöjjenek ki ide középre, és (…. ez az itt, ami nekem még megy (projektvezetoi minoségemben letérdelek és egy DIN A3-as lapra írok a földön), Néhányuknak talán már nem megy ez annyira…) fogjanak egy A3-as lapot és 5-6 szóban írják fel rá a témáikat, a nevüket, álljanak ide, és mondják azt, hogy: Michael M Pannwitz vagyok és azt szeretném, hogy a jövokép alkotás legyen szórakoztató.

Aztán megfogják ezt a darab papírt és itt hátul odamennek " a témák táblájához" és a három ido közül kiválasztanak egyet. 3 ido van és itt vannak a jelek a termekhez, odaát van 4 terem és ott van szintén 4 terem és elgondolkodnak, rendben, pl. 17:45 egy jó idopont, kiválasztják a mosolygó arcot és felakasztják a táblára, itt vannak a tuk. Aztán helyet foglalnak, jöhet a következo, és így tovább, amíg az összes cél fel nem kerül a táblára.

Megígérem Önöknek, hogy bár még minden teljesen üres, fél óra múlva annyira tele lesz, hogy azt fogják kérdezni, hogyan tovább, hogyan fogjuk mindezt feldolgozni?

A témákról, amiket itt feldolgozunk, dokumentáció is van. A fontos dolgokat felírjuk és holnap 9 órára, amikor itt találkozunk, a dokumentáció is készen lesz. A fedolap már megvan, itt van a fedolap és a hátlap (projektvezetoként felmutatom a fedolapot és hátlapot). Most még semmi sincs benne, de holnap itt lesz a beszámoló, amit aztán haza vihetnek és amit elotte még meg is vitathatnak és megegyezhetnek a súlypontokról is.

Nos, hogy hogyan zajlik az open space? Egyesek szerint az életnek is négy elve vagy ténye van, egy törvénye, amit feltétlenül be kell tartani és egy figyelmeztetése. A négy elv itt lóg. Az elso így hangzik: Pontosan azok vannak itt, akiknek itt kell lenniük. Szeretném emlékeztetni Önöket arra, hogy nem az a lényeg, hogy hányan vannak itt vagy hogy bizonyos szintekrol vannak-e itt emberek, hanem az, hogy az energia abból a szenvedélybol ered, ami egy téma kapcsán hatalmába kerít és abból a vitából, amelyet más emberekkel folytatok. Ezt egy másik személlyel, néha azonban magammal is folytathatom. Nem gondolok azokra, akik nincsenek itt, ez csak elterelné a figyelmemet azokról, akik itt vannak. Ez azt is jelenti, hogy felveszem azon emberek ritmusát, akik itt vannak, velük együtt lélegzem, dolgozom, játszom, velük tartok szünetet. Pontosan azok vannak itt, akiknek itt kell lenniük.

A következo alapelv így hangzik: Ami megtörténik, az az egyetlen, ami megtörténhetett. Tömören ez olyasmit jelent, mint a gyerekrím: "Ha a lenne szavacska nem lenne, akkor az apám milliomos lenne ". Tehát minden, aminek itt történnie kellett volna vagy amit valakinek tennie kellett volna, az teljesen irreleváns, csak az történik meg és visz minket elore, ami tényleg megtörténik. Ami megtörténik, az az egyetlen ami megtörténhet.

A harmadik elv itt olvasható: Valami akkor kezdodik el, amikor az ido megérett rá. Az, hogy 17:45-kor találkozunk, korántsem jelenti azt hogy ebben az idoben zseniális ötletünk támad, vagy -az egyháznál dolgozom- , hogy pont ebben a pillanatban száll meg a Szent Lélek. Valami akkor kezdodik el, amikor az ido megérett rá. Nyugodtan kivárom a megfelelo idopontot.

A negyedik alapelvet oda írtam: Aminek vége van, annak vége van. Ez arra kell, hogy emlékeztessen bennünket, hogy ha van egy óránk valaminek a kidolgozására és a feladatot az elso fél órában elintézzük, akkor jellemzoen ezt a félórát még elücsörögjük. Gyakran megtörténik, hogy az óra második felében agyonbeszéljük azt, amit már az elso felében kidolgoztunk. Ha vége van valaminek, akkor egy produktívabb helyre megyek, ez lehet egy szünet is, vagy meglátogatok egy másik csoportot, vagy szundítok egyet. Ugyanúgy érvényes az is: Aminek nincs vége, annak nincs vége. Ha van egy óra idonk és 55 perc valahogy eltelt és akkor hirtelen izgalmas lesz és akkor tulajdonképpen még egy órára szükségünk lenne, akkor újra kell terveznünk, még egy idoegységet be kell terveznünk, ma este még dolgoznunk kell, holnap még kell valamit tennünk. Aminek nincs vége, annak nincs vége.

Aztán van még egy törvény és ahogy mondják ez a törvény kötelezo mindannyiuk számára, ezt mindannyiuknak követnie kell. Ez pedig a két láb törvénye. Ott lóg fent ez is. Röviden, ha egy csoportban vagyok és a csoport munkájához sem hozzájárulni, sem abból tanulni nem tudok, akkor a távollétemmel tisztelem meg a csoportot. Ha tanulok valamit, akkor maradok. Ha valamihez hozzájárulhatok, akkor is maradok. De ha egyik eset sem áll fenn, akkor távozom, mert ha olyan csoportban vagyok, ahol unatkozom, ahol semmit sem tanulok és semmihez nem tudok hozzájárulni, akkor csak energiát veszek el a csoporttól. Ez a két láb törvénye, ezt nevezik a két láb törvényének, mert a lábaimért is csak én viselem egyedül a felelosséget, senki sem veszi le rólam ezt a felelosséget, tehát nekem kell felemelnem a lábaimat és el kell mennem onnét. Hagyományos rendezvényeken az embereket teljesen megtöri, ha az emberek felállnak és elmennek, de itt szabad. Nem csak szabad, hanem törvény is. Olyan emberek számára, akik az igazságot bérbe adják, a mindentudók, a fecsegok számára segítség is lehet, ha észreveszik, hogy lassan az összes ember eltunik. Ez azonban aligha történik meg akkor, ha az ember tudja, hogy ez bekövetkezhet, ilyenkor az ember figyel erre.

A két láb törvényének következménye kétfajta lény, a méhek és a pillangók felbukkanása. A méhek, tudják ok azok a megfontolt, vagy legalábbis többnyire megfontolt rovarok, akiket nagyon érdekel, hogy mézet vagy nektárt szívjanak fel és emellett még virágport is gyujtenek lábaikkal és hátsó felükkel, virágról virágra repülnek és megtermékenyítik a másik virágot. Ez az egyik legnagyobb jelentoségük. Ez azt jelenti, hogy ha Önök közül valaki azt mondja, ebben a csoportban én semmit sem tudok tanulni és a csoportmunkához sem tudok hozzájárulni, ezért feláll és egy másik csoportba megy, akkor o az értékes virágport ebbol a csoportból a másikba viszi és a vitát gazdagabbá teszi. A pillangók viszont egészen máshogy viselkednek. Ok olyan emberek, Önök között is van néhány ilyen, ebben biztos vagyok, akik azt mondják magukban, miféle rendezvény ez, amibe belekeveredtem, mit keresek tulajdonképpen itt és aztán egy bárban vagy kint a folyosón találkozik velük az ember, miközben éppen cigiznek. Vigyázzunk velük! A pillangókkal legyünk óvatosak, mert szisztematikusan nézve, ok az inaktivitás fészkei. Semmit sem terveznek és mivel semmit sem terveznek, sok minden történhet körülöttük. Ha lát egy pillangót és hasonló hangulatban van, menjen oda hozzá és nézze meg, hogy mi történik. Ilyenkor nem sejtett dolgok történhetnek, legyünk tehát óvatosak a pillangókkal, a pillangók legtöbbször kifejezetten csillogóak.

Nos, van még egy figyelmeztetés, ami kint lóg az ajtón. Amikor bejöttek talán látták is: Figyelem, meglepetésekre kell számítani. Ez csak arra kell hogy emlékeztesse Önöket, hogy ha Önök ugyanazokkal az ötletekkel, a vállalati jövoképet illetoen ugyanazon elképzelésekkel távoznak holnap délben, mint amivel megérkeztek, akkor az életükbol 24 órát elpazaroltak. Persze semmiképpen sem lehetséges, hogy valami újat hozzanak létre, ha elzárkóznak. Ez azt jelenti, hogy fel is szólítom Önöket arra, hogy próbáljanak meg kitárulkozni és legalább erre az idore tegyék félre a régi kedvelt ideákat, kedvenc elképzeléseiket és akkor lesz hely a meglepetések számára.

Ez volt tehát a négy elv, a törvény, a két lény és a figyelmeztetés.

Beszéljünk ismét a munkafolyamatról. Ahogy említettem nyolc termet rendeztünk be és mindegyikben van egy tábla, amire írhatnak, kártyákat ragaszthatnak fel vagy tuzhetnek ki. Itt találnak tollakat és mindent, amire szükségük lehet. A munkavégzés módját teljes mértékben Önök határozzák meg, csak a kezdés idopontja rögzített. Észre fogják venni, nincsenek szünetek. Tehát a szüneteket is Önök határozzák meg. Az vagy azok, akiknek van egy témájuk alkotnak egy csoporthoz és másoknak, akik odajönnek hozzájuk, vagy elmagyarázzák a felvetett kérdést, vagy tartanak róla egy eloadást vagy kezdeményeznek róla egy vitát. Egy ilyen csoportban témafelvetoként nem kell feltétlenül eloadni valamit, lehet, hogy egyszeruen többet akarunk megtudni valamirol, amirol egyáltalán sejtelmünk sem volt. Tehát nem úgy van, hogy a téma felvetoje a beszélgetés vezetoje lesz, hanem csupán valaki mindig alkalmat ad arra, hogy elinduljon egy beszélgetés. Néha a témát felvetok nem is mennek oda, ahol azt felvetették, de mások jönnek és ok teszik azt, ami egyáltalán nem olyan rossz. Egy kis ideig csodálkozunk, hogy hová is tunt a kezdeményezo, de aztán mégis megy a dolog, mert az ottmaradók érdeklodnek a téma iránt.

Mi történik a "pontosan azok vannak itt, akiknek itt kell lenniük" szellemében akkor, ha felvetek egy olyan témát, amit nagyon a szívemen viselek és alkotok egy csoporot, aztán pedig megállapítom, hogy senki se jött. Ilyenkor bánkódhatok és mérgelodhetek, hogy én csináltam valamit, aztán senki sem jön. Vagy azt a kérdést is feltehetem, hogy ez egyáltalán jó ötlet volt-e. Talán jó ötlet volt, csak nem a megfelelo idoben hangzott el. Vagy talán jó ötlet volt és az idopont is megfelelo volt és én vagyok az egyetlen kompetens személy, aki ezt feltehette. Ha így van, akkor a legjobb, ha egyedül dolgozom rajta, többnyire nagyon gyorsan megy a dolog, egy negyed óra és már készen is vagyok, a kérdés elintézodött és bekerül a jegyzokönyvbe, és pedig meglátogathatok egy másik csoportot. Tehát nincs olyan törvény, ami kimondaná, hogy egy valaki valamennyire ne tudna kidolgozni valamit, ellenkezoleg.

A dokumentációkat lehetoség szerint minden egyes csoport után készítsük el. Vannak úgynevezett doku-lapok - így néznek ki - minden teremben van belolük, a számítógépen is rajta vannak. Tehát írhatják számítógépen, biztos van néhány kompetens kolléga, aki segít ebben vagy kitölthetik ezeket fekete tollal nyomtatott betukkel, úgy hogy késobb mások is el tudják olvasni, tehát írjanak hangosan és világosan. Fentre kerül a téma, a felvetoje és hogy ki volt a csoportban. Az, aki a csoport munkájában részt vett, késobb, a rendezvény után is segíthet a témában. A résztvevok listáját ezért kiakasztottuk a falra, kérjük írják a nevük mellé telefon- és faxszámukat, valamint az e-mail címüket, a teljes listát pedig betesszük a dokumentációba is. Így késobb, ha valamit még jobban meg szeretnénk beszélni vagy valamit nem értettünk meg, akkor bárkit felhívhatunk, bárkinek írhatunk. A dokumentációs lapokat lehetoleg minden egység után adjuk le a dokumentációs teremben, mert ezeket A3-ra kinagyítjuk és kiakasztjuk oket a sarkon lévo hírközlo táblára. Minden lap idekerül majd, az ember tehát futtában is megtudhatja, mi is történt a másik csoportokban. A dokumentációs lapok a dokumentáció alapjai. Úgy hallottam, hogy a dokumentációba néhány kép is bekerül majd, valakinek van egy digitális kamerája, és még a címlista és tartalomjegyzék jön hozzá, tehát ez adja a dokumentációt. A témát felveto gondoskodik arról, hogy a dokumentáció elkészüljön, de nem neki kell elkészítenie. Alapszabály: KISS amit néhányan bizonyára ismernek azaz: keep it short and simple, magyarul legyünk rövidek és fogalmazzunk egyszeruen.


5. Lépés: A témákat tartalmazó tábla elkészítése
Elérkezett az ido, amire már korábban utaltam, most megkérem Önöket, gondolkozzanak azon, hogy mi az ami megérinti Önöket a "Lépések egy közös vállalati jövokép felé" címu téma hallatán. Tegyék fel maguknak a következo kérdéseket: Milyen aspektusból akarom én ezt feldolgozni, milyen céljaim vannak, mit viselek a szívemen, mi az, amit ezzel kapcsolatban feltétlenül fel kell vetnem, meg kell beszélnem, nem az a fontos, amit mások, hanem az, amit én akarok megbeszélni. Ha van egy ilyen témája, jöjjön elore, vegyen egy tollat, írja fel, írja mellé a nevét, rögtön bekapcsoljuk a mikrofont, hogy mindenki hallhassa, fogja meg a mikrofont, mondja meg a nevét és a témáját. Menjen oda, tuzze ki a táblára.

Ne essen pánikba, ha nincs témája, majd lesz.
(A résztvevok megnevezik a témáikat és kituzik azokat a táblára)
Teljesen rendben van egyébként, ha több, mint egy témája van.
(A résztvevok megnevezik a témáikat és kituzik azokat a táblára)

Vége?


6. Lépés: A piac megnyitása

Nos, most már megnyílt a piac.

Ha egyidejuleg több csoportban akarok dolgozni, akkor ide-oda röpködhetek vagy megkérhetem a témafelvetot, hogy egy kicsit halassza el azt egy másik idopontra. De valamikor nekem is döntenem kell. Tehát itt az ido, hogy oda menjek, felírjam magamat. Az elso kezdési idopont 15:15. Szüneteket nem terveztünk be, azaz Önök szerveznek meg mindent maguknak, nincsenek betervezett szünetek, kávé, tea és más egyéb kint van.

Tehát álljunk fel, menjünk oda, szervezzünk meg mindent.
19 órakor az esti fordulónál ismét látjuk egymást. Jó szórakozást!

 

Michael M Pannwitz, 1999. november
Felvétel és vágás, Gabriela Ender